The 5 Letter Frames: Write Any German B1 Letter

The writing task is the most predictable part of the B1 exam. The examiners can only ask for a handful of letter types, and every one of them follows a fixed pattern. B1 Atlas teaches those patterns as the 5 Letter Frames: five reusable skeletons that, between them, cover every letter Goethe, telc or the DTZ can put in front of you. In the exam you never “write a letter” — you fill a skeleton you already know by heart.

What the exams actually demand

Exam	Writing task
Goethe B1	3 texts in 60 min: informal e-mail (ca. 80 words, 3 content points) · opinion post for a forum (ca. 80 words) · formal e-mail (ca. 40 words)
telc B1	1 reply e-mail in 30 min, informal or semi-formal, with 4 content points (Leitpunkte) — all four must be addressed; subject line, salutation, opening and closing expected
DTZ	1 short formal letter in 30 min, choice of 2 tasks, 4 content points — salutation and closing are compulsory

Three rules apply everywhere:

1. Every letter needs a salutation (Anrede) and a closing (Gruß). They are scored parts of the text.
2. Every named content point must be addressed. A missed point costs marks directly — and in Goethe, a text that is off-topic or under 50% of the required length scores zero.
3. One register per letter. Consistently Sie or consistently du — mixing them costs points.

The universal skeleton

Every exam letter, formal or informal, is the same five-slot machine. Only the body changes with the frame:

BETREFF        subject line (always in telc; sensible in any e-mail)
ANREDE         salutation + comma
EINSTIEG       1 sentence: why am I writing? / what am I reacting to?
BODY           the frame's moves — one short paragraph per content point
ABSCHLUSS      1 forward-looking sentence: thanks / hope / next step
GRUSS + NAME   closing formula + signature

Formal or informal?

Slot	Formal (Sie)	Informal (du)
Salutation (unknown addressee)	Sehr geehrte Damen und Herren,	—
Salutation (known name)	Sehr geehrte Frau Schneider, / Sehr geehrter Herr Yılmaz,	Liebe Olena, / Lieber Amir, / Hallo Olena,
Salutation (semi-formal)	Liebe Frau Müller, / Lieber Herr Yılmaz,	—
Closing	Mit freundlichen Grüßen	Viele Grüße / Liebe Grüße / Bis bald
Closing (semi-formal)	Freundliche Grüße / Herzliche Grüße	—
you-forms	Sie / Ihnen / Ihr	du / dir / dein

The hard rules:

• After the salutation’s comma, the next line starts lowercase (unless the first word is a noun or Sie): „Liebe Olena,“ → „vielen Dank für …“
• „Sehr geehrte/r …“ pairs with „Mit freundlichen Grüßen“; „Liebe/r …“ (to a friend) pairs with „Viele/Liebe Grüße“. Never cross the pairs.
• In a formal letter, du/dein/dir may not appear anywhere; in an informal letter, Sie/Ihnen may not.
• Sie/Ihnen/Ihr (formal you) is always capitalised; write du/dir/dein lowercase in exam letters.

Frame 1 — Request (die Bitte)

Job: politely get information or action from someone — usually formal (companies, offices, teachers), with an informal variant for favours from friends.

Slot	Formal	Informal	Meaning
Opening	ich bin seit … Kunde bei Ihnen. / ich interessiere mich für …	ich brauche deine Hilfe. / ich habe eine Frage an dich.	context
Request (soft question)	Könnten Sie mir bitte sagen/mitteilen, ob/wann/wie …?	Kannst du mir sagen, ob …?	could you tell me whether/when/how
Request (send something)	Ich möchte Sie bitten, mir … zu schicken.	Kannst du mir bitte … schicken?	please send me …
Request (very polite)	Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie … könnten.	Es wäre super, wenn du … könntest.	I would be grateful if …
Reason	Ich brauche diese Informationen, weil …	Ich frage, weil …	reason
Closing move	Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. Ich freue mich auf Ihre Antwort.	Danke dir schon mal! Melde dich bald.	thanks + reply

Model letter (a question to the phone company, ≈ 85 words — telc/DTZ length):

Betreff: Frage zu meinem Handyvertrag

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin seit Januar Kunde bei Ihnen (Kundennummer 4711-B). Ich habe eine Frage zu meinem Tarif: Im Moment bezahle ich 29 Euro im Monat, aber ich telefoniere nur wenig. Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob es einen günstigeren Tarif für mich gibt? Ich wäre Ihnen auch dankbar, wenn Sie mir Informationen über die Kündigungsfrist schicken könnten, denn ich möchte flexibel bleiben.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Mit freundlichen Grüßen Amir Karimi

The 3 most common mistakes:

1. Commands instead of requests. ✗ „Schicken Sie mir die Informationen!“ → ✓ „Könnten Sie mir bitte die Informationen schicken?“ — the bare imperative reads as an order and costs register points.
2. „wollen“ instead of „möchten“. ✗ „Ich will einen neuen Tarif.“ → ✓ „Ich möchte gern einen günstigeren Tarif.“ — ich will is what small children say; ich möchte is the polite default.
3. A request with no context. A letter that opens with the demand skips the opening move — and the task’s situation point goes unaddressed. One sentence of context first, always.

Frame 2 — Complaint (die Beschwerde)

Job: report a problem factually and demand a fix. Practically always formal — and the golden rule is sachlich bleiben: stay factual. Graders reward dates and facts, not anger.

Slot	Formal	Meaning
Opening	ich wohne seit … in der …straße … / ich habe am … bei Ihnen … gekauft/bestellt.	context: tenancy/purchase
Naming the problem	Leider muss ich mich über … beschweren. / Leider gibt es ein Problem mit …	unfortunately I must complain about …
Since when	Seit drei Tagen funktioniert … nicht. / … ist seit Montag kaputt.	broken since …
Already reported	Ich habe das Problem schon am … gemeldet, aber bis jetzt ist nichts passiert.	already reported, nothing happened
Impact	Das ist ein großes Problem für mich, weil … / Deshalb kann ich … nicht …	why it matters
Demand	Ich bitte Sie, das Problem so schnell wie möglich zu lösen. / Bitte reparieren Sie … bis …	fix it quickly / by …
Demand (appointment)	Bitte teilen Sie mir mit, wann der Handwerker kommen kann.	when can the repair person come
Closing move	Ich hoffe auf eine schnelle Antwort. / Vielen Dank für Ihre Hilfe.	expecting a quick reply

Model letter (the heating is broken, ≈ 95 words):

Betreff: Heizung defekt – Bitte um schnelle Reparatur

Sehr geehrter Herr Yılmaz,

ich wohne in Ihrer Wohnung in der Gartenstraße 12, im dritten Stock. Seit Montag funktioniert die Heizung nicht mehr. Ich habe schon am Dienstag bei Ihnen angerufen, aber bis jetzt ist leider nichts passiert. Die Wohnung ist jetzt sehr kalt, und ich kann abends kaum arbeiten. Ich bitte Sie deshalb, die Heizung so schnell wie möglich reparieren zu lassen. Bitte rufen Sie mich an und sagen Sie mir, wann der Handwerker kommen kann.

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen Amir Karimi

The 3 most common mistakes:

1. Emotion instead of facts. ✗ „Das ist eine Frechheit! Ich bin sehr wütend!!“ → ✓ „Das ist ein großes Problem für mich, weil die Wohnung sehr kalt ist.“ — insults and exclamation marks cost register points; dates and facts win them.
2. No demand. Many learners describe the problem beautifully and stop. The demand is a scored content point in telc/DTZ tasks: say what must happen, and by when.
3. Vague time references. ✗ „Die Heizung ist kaputt.“ → ✓ „Seit Montag funktioniert die Heizung nicht mehr.“ — seit + time is the complaint frame’s signature structure; without it the complaint loses its urgency and its evidence.

Frame 3 — Apology / Cancellation (die Entschuldigung / die Absage)

Job: cancel or move an appointment, apologise, propose an alternative. This is the classic short formal task (Goethe task 3 is exactly this) and a DTZ standard. Formal to teachers, offices and doctors; informal to friends.

Slot	Formal	Informal	Meaning
Reference + cancellation	leider kann ich am … nicht zu … kommen.	es tut mir echt leid, aber ich kann am … nicht.	unfortunately I can’t come
Cancelling an appointment	Leider muss ich unseren Termin am … absagen.	Ich muss leider absagen.	I must cancel
Apology	Ich möchte mich dafür entschuldigen. / Es tut mir sehr leid.	Sei mir bitte nicht böse. / Tut mir wirklich leid!	I’m sorry
Reason	Der Grund ist: … / Ich muss an diesem Tag arbeiten. / Ich bin leider krank.	Ich schaffe es nicht, weil …	reason
Alternative	Können wir einen neuen Termin vereinbaren? / Ich kann am Dienstag oder Mittwoch.	Können wir das verschieben? Wie wäre es mit Samstag?	new date?
Closing move	Vielen Dank für Ihr Verständnis.	Ich hoffe, das ist okay für dich.	thanks for understanding

Model letter (moving an appointment, ≈ 45 words — exactly the Goethe task-3 length):

Betreff: Termin am 14. März

Sehr geehrte Frau Schneider,

leider kann ich am Donnerstag nicht zu unserem Beratungstermin kommen, weil ich arbeiten muss. Es tut mir sehr leid. Können wir einen neuen Termin vereinbaren? Nächste Woche habe ich am Dienstag und Mittwoch Zeit.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen Amir Karimi

The 3 most common mistakes:

1. The novel-length excuse. Learners spend 60 of 80 words on the reason and forget the alternative — which is usually a scored content point. One sentence of reason is enough.
2. Verb position after „weil“. ✗ „…, weil ich muss arbeiten.“ → ✓ „…, weil ich arbeiten muss.“ — the single most frequent B1 grammar error, and this frame forces a weil clause almost every time.
3. Apology without cancellation. „Es tut mir leid“ alone doesn’t tell the reader you are not coming. The cancellation move must contain the explicit information — graders check the communicative result, not the feeling.

Frame 4 — Invitation reply (die Antwort auf eine Einladung)

Job: react to an invitation — accept with enthusiasm or decline with regret, and respond to the details. Usually informal.

Slot	Formal	Informal	Meaning
Thanks	herzlichen Dank für Ihre Einladung.	vielen Dank für deine Einladung!	thanks for inviting me
Accepting	Ich nehme Ihre Einladung gern an.	Ich komme sehr gern! / Klar komme ich!	I’ll gladly come
Declining	Leider muss ich absagen.	Leider kann ich nicht kommen, weil …	unfortunately I can’t
Regret	Das tut mir sehr leid.	Wie schade!	what a pity
Asking about details	Könnten Sie mir noch sagen, wann …?	Um wie viel Uhr soll ich kommen? / Wer kommt noch?	details
Offering	Kann ich etwas mitbringen?	Soll ich etwas mitbringen? Ich kann einen Salat machen.	shall I bring something?
Closing (accepting)	Ich freue mich auf den Abend.	Ich freue mich schon! Bis Samstag!	looking forward
Closing (declining)	Ich hoffe, wir sehen uns bald bei einer anderen Gelegenheit.	Ich hoffe, wir sehen uns bald!	hope to meet soon

Model letter (replying to a birthday invitation, ≈ 70 words):

Betreff: Deine Geburtstagsfeier am Samstag

Liebe Olena,

vielen Dank für deine Einladung! Ich komme sehr gern zu deiner Feier am Samstag. Ich kann aber leider erst um 19 Uhr da sein, weil ich bis 18 Uhr arbeite – ich hoffe, das ist okay. Soll ich etwas mitbringen? Ich kann einen Salat machen oder Getränke kaufen. Sag mir einfach, was du brauchst.

Ich freue mich schon auf Samstag!

Liebe Grüße Amir

The 3 most common mistakes:

1. No clear yes or no. Learners thank, chat, ask questions — and never actually accept or decline. That one sentence is the first thing graders look for.
2. Formal register to a friend. ✗ „Sehr geehrte Olena, … Mit freundlichen Grüßen“ → ✓ „Liebe Olena, … Liebe Grüße“ — over-formal is scored as a register error exactly like the reverse.
3. Ignoring the invitation’s details. The task always plants specifics (time, food, who’s coming). A reply that could answer any invitation misses content points — react to at least two concrete details.

Frame 5 — Information (die Mitteilung / der Bericht)

Job: pass on information — report an event, announce news, describe arrangements — ordered and complete.

Slot	Formal	Informal	Meaning
Occasion	ich möchte Ihnen mitteilen, dass …	ich habe Neuigkeiten: … / stell dir vor: …	I want to let you know
Occasion (report)	ich möchte Ihnen kurz berichten, wie …	ich muss dir erzählen, wie es war!	let me report how
Sequence	Zuerst … Danach … Zum Schluss …	Zuerst … Dann … Am Ende …	first … then … finally
Detail	Die Prüfung findet am … um … in … statt.	Die Feier ist am Samstag um 19 Uhr bei mir.	takes place on/at
Evaluation	Es war sehr interessant/anstrengend.	Es war richtig schön!	it was …
Question back	Haben Sie noch Fragen dazu?	Willst du auch mitmachen? / Was meinst du?	involve the reader
Closing move	Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie mich gern anrufen.	Melde dich, wenn du mehr wissen willst!	call me if you have questions

Model letter (reporting an exam registration, ≈ 80 words):

Betreff: Meine Anmeldung zur B1-Prüfung

Liebe Olena,

ich habe Neuigkeiten: Ich habe mich heute für die B1-Prüfung angemeldet! Die Prüfung ist am 12. Juni an der Volkshochschule. Die Anmeldung war ganz einfach: Zuerst habe ich online ein Formular ausgefüllt, dann habe ich die Gebühr bezahlt. Jetzt habe ich noch acht Wochen Zeit und lerne jeden Tag eine Stunde. Willst du dich auch anmelden? Dann können wir zusammen lernen.

Melde dich, wenn du Lust hast!

Liebe Grüße Amir

The 3 most common mistakes:

1. The unordered info dump. Facts without connectors read as a list, and coherence is a scored criterion in every exam. The zuerst/dann/danach chain is cheap insurance.
2. A required point silently missing. Information tasks hide their content points as questions in the prompt („Wann? Wo? Was kostet es?“). Tick each prompt question before you write.
3. Tense chaos. Past events belong in Perfekt („Ich habe mich angemeldet”), current facts in Präsens („Die Prüfung ist am 12. Juni”). Report = Perfekt; facts and plans = Präsens.

The 60-second final check

Before handing in any exam letter, check — in this order:

1. All points? Every content point from the task addressed? (Goethe: 3 · telc/DTZ: 4)
2. Salutation + closing? Present, spelled right, comma after the salutation, lowercase continuation?
3. One register? Only Sie-forms or only du-forms, salutation and closing from the same row of the matrix?
4. Length? Goethe: near the target (under 50% = zero!) · telc/DTZ: covering all points beats counting words.
5. Verb at the end? Every weil/dass/wenn clause — is the verb at the end?

Where the facts come from

Task formats and grading rules were checked on 27 August 2026 against the official exam documents: the Goethe-Institut’s exam regulations and model test, telc’s Übungstest 1, and the DTZ handbook. Formats can change — confirm details with your exam centre.